PRIVATLIVSERKLÆRING FOR MEDARBEJDERDATA

1. INTRODUKTION
2. TIL HVILKET FORMÅL BEHANDLER VI DINE PERSONDATA?
3. HVOR LÆNGE OPBEVARER VI DINE PERSONLIGE OPLYSNINGER?
4. HVEM HAR ADGANG TIL DINE PERSONLIGE DATA?
5. HVORDAN BESKYTTES DINE PERSONLIGE DATA?
6. HVORDAN KAN DU UDØVE DINE PRIVATLIVSRETTIGHEDER?
7. KAN DU TRÆKKE DIT SAMTYKKE TILBAGE?
8. HVORDAN INDGIVER MAN EN KLAGE ELLER ANMELDER ET DATABRUD?
9. HVORDAN KAN DU KONTAKTE OS?

 

1. INTRODUKTION

Denne privatlivserklæring gælder for behandlingen af alle personoplysninger om (tidligere) ansatte, midlertidige medarbejdere under direkte tilsyn (f.eks. selvstændige og trainees), (tidligere) ledere eller ikke-udøvende direktører og (tidligere) medlemmer af tilsynsrådet eller lignende organ (hver omtalt som "Medarbejder" eller "du") hos Nutreco N.V. med base på Stationsstraat 77, Amersfoort, Holland, samt ethvert selskab, der direkte eller indirekte ejes eller kontrolleres af Nutreco, som du har haft kontakt med eller haft forretningsforhold med (herefter omtalt som "Vores virksomhed", "vi" eller "os").
Nutreco N.V. og ethvert selskab, der direkte eller indirekte ejes eller kontrolleres af Nutreco, og som du har haft kontakt med eller haft et forretningsforhold med, er ansvarlige for behandlingen af dine personlige data. I denne erklæring beskriver vi, hvem vi er, hvordan og til hvilke formål vi behandler dine personlige data samt alle andre oplysninger, der måtte være relevante for dig. Hvis du har yderligere spørgsmål, kan du kontakte os via kontaktoplysningerne nederst i denne erklæring.

Denne privatlivserklæring gælder siden den 24. maj 2018. De sidste ændringer blev foretaget den 24. maj 2018. Denne erklæring kan ændre sig over tid, og den mest opdaterede version er offentliggjort på vores hjemmeside. Hvis der foretages væsentlige ændringer under din ansættelse, vil vi aktivt informere dig.

2. TIL HVILKE FORMÅL BEHANDLER VI DINE PERSONLIGE DATA?

Vores virksomhed vil behandle dine personlige oplysninger for at underskrive din ansættelseskontrakt. Behandlingen vil foregå under et (eller flere) af følgende forretningsformål:

A. Personale, personaleledelse og lønadministration.

Vi behandler dine personlige data til personale- og personaleadministration samt til håndtering af din personalemappe. Dette inkluderer behandling af dine personlige data til dine medarbejdersamtaler, udsendelser, orlov og andre fravær, pensionsoplysninger, rejser og udgifter samt vores kommunikation med dig. Vi kan også være nødt til at behandle dine personlige data i overensstemmelse med love og regler. Dette gælder for eksempel for identifikation, forebyggelse af svindel, interne kontroller og virksomhedens sikkerhed. Hvis du er udlænding, vil vi også behandle dine personlige oplysninger for skattemæssige spørgsmål. Derudover behandler vi dine personlige oplysninger til lønadministration. Vi administrerer ikke kun dine lønudbetalinger, men også dine timer og overarbejde, bonusser og anden kompensation eller fordele.

Til dette formål

  • Vi behandler dine personoplysninger for at udføre den ansættelseskontrakt, vi har med dig, og for at overholde en juridisk forpligtelse
  • Vi behandler – i det omfang det er relevant – dine kontaktoplysninger, fødselsdato, køn, civilstatus, nationalitet, fotografier, videoer, borgerservicenummer, ID-kort eller pasoplysninger, ansættelsesstatus, religion, handelskammer- og momsoplysninger, rekrutteringsoplysninger (såsom ansættelseshistorik, uddannelseshistorik), job- og stillingsoplysninger, arbejdstilladelsesoplysninger, tilgængelighed, ansættelsesvilkår, skatteoplysninger, betalingsdetaljer, arbejdstimer, personalemappe, forsikringsoplysninger, placering og organisationer, begunstigede og pårørende, konto-/profildata (virksomhedens ICT-systemer), data genereret under udførelsen af ansættelseskontrakten og korrespondance med vores virksomhed vedrørende jobansøgninger, herunder referencer, fravær og orlov.

B. Forretningsprocesudførelse og intern ledelse.

Når du arbejder hos vores virksomhed, vil vi behandle dine personlige data i forbindelse med virksomhedens præstation og organisation. Dette omfatter generel ledelse, planlægning af arbejde, registrering af arbejdstid, opkrævning af arbejdstid til tredjepart, anmodning om tilskud fra regeringer eller tredjepart, valg af medlemmer af vores virksomheds deltagelsesorgan, administration af medarbejderforeningen og forvaltning af vores og medarbejderaktiver. Vi behandler dine personlige data til intern administration. For eksempel tilbyder vi centrale behandlingsfaciliteter for at arbejde mere effektivt. Vi udfører revisioner og undersøgelser, implementerer forretningskontroller og administrerer samt bruger medarbejderkataloger. Vi behandler også dine personlige data til arkivering og forsikringsformål, juridisk og forretningsmæssig rådgivning samt i forbindelse med konfliktløsning.

Til dette formål

  • Vi behandler persondata ud fra vores legitime interesse for at opretholde og forbedre en sund forretningsdrift
  • Vi behandler – i det omfang det er relevant – dine kontaktoplysninger, fødselsdato, køn, job og stilling, tilgængelighed, arbejdstimer, forsikringsoplysninger, placering og organisationer, relevante personaleoplysninger, begunstigede og afhængige samt data, der genereres under ansættelseskontraktens opfyldelse.

C. Sundhed, tryghed, tryghed og integritet.

I vores virksomhed værdsætter vi sundhed, tryghed, tryghed og integritet højt. For at beskytte vores medarbejdere og kunder behandler vi dine personlige data. Vi screener og overvåger vores medarbejdere både før og mens de er ansat i vores virksomhed og autentificerer din medarbejderstatus og adgangsrettigheder. Vi behandler også dine personlige data for at sikre arbejdsmiljø og sikkerhed samt for at beskytte vores samt medarbejder- og kundeaktiver.

Til dette formål

  • Vi kan behandle dine personlige oplysninger baseret på vores legitime interesse for at overvåge vores interne processer og for at overholde loven
  • Vi behandler dine kontaktoplysninger, relevante personaleoplysninger, forsikringsoplysninger, placering og organisationer samt de relevante sundhedsoplysninger, du har givet os.

D. Organisationsanalyse og -udvikling, ledelsesrapportering og opkøb samt frasalg.

Hos vores virksomhed behandler vi dine personlige data for at kunne forberede og udføre ledelsesrapportering og analyse. For eksempel gennemfører vi medarbejderundersøgelser for at lære mere om dine synspunkter og holdninger i forbindelse med vores ledelsesrapportering. Vi behandler også dine personlige data i forbindelse med fusioner, opkøb og frasalg samt for at håndtere sådanne transaktioner.

Til dette formål

  • Vi behandler persondata ud fra vores legitime interesse for at opretholde og forbedre en sund forretningsdrift
  • Vi behandler dine kontaktoplysninger, fødselsdato, køn, job og stilling, ansættelsesvilkår, forsikringsoplysninger, placering og organisationer, begunstigede og afhængige samt relevante data, der genereres under udførelsen af ansættelseskontrakten.

E. Overholdelse af loven

I nogle tilfælde behandler vi dine persondata for at overholde love og regler. Dette kan være tilfældet for HR-relaterede forpligtelser. Vi kan for eksempel også have behov for at behandle dine personlige data i lyset af subsidier eller skatteregler. I overensstemmelse med love og regler kan vi være nødt til at videregive dine personlige oplysninger til offentlige institutioner eller tilsynsmyndigheder.

Til dette formål

  • Vi behandler disse personoplysninger for at overholde en juridisk forpligtelse, der pålægges os
  • Vi behandler dine kontaktoplysninger, fødselsdato, køn, civilstatus, nationalitet, borgerservicenummer, ID-kort eller pas, ansættelsesstatus, handelskamre- og momsoplysninger, job og stilling, arbejdstilladelsesoplysninger, ansættelsesvilkår, skatteoplysninger, betalingsoplysninger samt placering og organisationer.

F. At overvåge og undersøge overholdelse

Vi overvåger medarbejderkonti for at kontrollere overholdelse af vores politikker og regler. Vi overvåger også din brug af vores netværk, systemer og information for at sikre overholdelse af vores politikker. Vi gør dette uanset om du bruger vores virksomheds IT-enheder eller dine egne enheder til at få adgang til eller bruge vores virksomheds information, netværk eller systemer.

Hvis en medarbejder mistænkes for adfærd eller handlinger, der ikke overholder vores politikker og regler, kan Vores virksomhed igangsætte en intern undersøgelse, generere og behandle yderligere persondata. Vi kan for eksempel iværksætte en sådan undersøgelse i tilfælde af en forbudt overførsel af nogen af Vores virksomheds forretningshemmeligheder, fortrolige oplysninger, intellektuel ejendom eller knowhow, bedrageri eller hvis vi mistænker, at en medarbejder er oprindelsen til virus, spam eller indtrængen i vores systemer eller netværk.

Til dette formål

  • Vi behandler dine personlige data ud fra vores legitime interesse for at overvåge vores interne processer og for at overholde loven
  • vi behandler konto-/profildata (virksomhedens IKT-systemer), såsom tidspunkt og dato for dine logins, typen af information og filer, der deles, de søgeforespørgsler der foretages, og hvilken type enhed du bruger, mobilnummeret på din enhed, IP-adresser, MAC-adresser, tilgåede dokumenter og adgangsvarighed, mobilnetværksinformation, dit mobile operativsystem og hvilken mobilbrowser du bruger, dine tidszoneindstillinger og enhedsoplysninger
  • Vi opbevarer ikke dine personoplysninger til dette formål, medmindre de er knyttet til ikke-overholdende adfærd. Vi vil derefter opbevare de relevante personoplysninger, indtil undersøgelsen eller procedurerne er afsluttet.

G. Beskyttelse af medarbejdernes vitale interesser.

Når det er nødvendigt at behandle dine personlige data for at beskytte dine vitale interesser, vil vi gøre det. Dette kan for eksempel være tilfældet, når du har en medicinsk tilstand, som dine kolleger eller overordnede skal være opmærksomme på.

Til dette formål

  • Vi behandler dine personlige data for at beskytte dine vitale interesser, og vi vil behandle dine personlige data, hvis det er nødvendigt for at undgå risiko for skade eller anden skade på dit helbred
  • Vi behandler dine kontaktoplysninger, relevante personaleoplysninger, forsikringsoplysninger, placering og organisationer samt de relevante sundhedsoplysninger, du har givet os.

H. At tilbyde dig passende muligheder for din udvikling

Vi bruger de oplysninger, der er gemt i vores HR-systemer, til at tilbyde dig passende muligheder for udvikling. På denne måde kan vi tilbyde dig den rette træning, uddannelse, coaching eller andre former for karrierevejledning eller personlig udvikling, der passer til dine behov. Vi bruger også dine personlige data til generel karriere- og talentudvikling.

Til dette formål

  • Vi behandler dine personlige oplysninger for at udføre den ansættelseskontrakt, vi har med dig
  • Vi behandler dine kontaktoplysninger, rekrutteringsoplysninger (såsom ansættelseshistorik, uddannelseshistorik), job- og stillingsdata, placering og organisationer, data genereret under udførelsen af ansættelseskontrakten, korrespondance med vores virksomhed vedrørende jobansøgninger (inklusive referencer, fravær og orlov).

I. At give dig mulighed for at udføre dine opgaver i den normale forretningsdrift

Når du arbejder hos Vores Virksomhed, bruger du vores systemer og netværk i den normale forretningsdrift. Du sender e-mails, søger på nettet og foretager telefonopkald. Du kan også foretage forretningsrejser på vegne af Vores Virksomhed. Når du gør det, behandler vi dine personlige data, der er inkluderet i sådanne dokumenter eller i metadata, der er knyttet til dem. For eksempel, når du sender en e-mail, behandler vi dine kontaktoplysninger og dine profiloplysninger.

Til dette formål

  • Vi behandler dine personlige oplysninger for at udføre den ansættelseskontrakt, vi har med dig
  • vi behandler – i det omfang det er relevant – dine kontaktoplysninger, fødselsdato, køn, job- og stillingsdata, konto-/profildata (virksomhedens ICT-systemer), indhold og trafikdata (såsom dine internetkommunikationer, sendte og modtagne e-mails, trykte dokumenter, lagringsenheder), ID-kort- eller pasoplysninger, medlemskab og kreditkort, rejsepræferencer og planer samt data på backups.

3. HVOR LÆNGE OPBEVARER VI DINE PERSONLIGE OPLYSNINGER?

Vores virksomhed opbevarer generelt medarbejderdata kun i den periode, der kræves for at opfylde det relevante forretningsformål, i det omfang det rimeligt er nødvendigt for at overholde et gældende lovkrav eller som hensigtsmæssigt i lyset af en gældende forældelsesfrist.

Umiddelbart efter den relevante opbevaringsperiode er udløbet, skal dataene være:

(i) sikkert slettet eller ødelagt; eller
(ii) anonymiseret; eller
(iii) overført til et arkiv (medmindre dette er forbudt ved lov eller en gældende opbevaringsplan for arkiver).

4. HVEM HAR ADGANG TIL DINE PERSONLIGE DATA?

Adgang til dine personlige data i Vores Virksomhed
Alle vores medarbejdere har adgang til din Our Company-profil og de data, du har gjort offentligt tilgængelige der. Når du sender data til andre modtagere, f.eks. når du sender en e-mail til en kunde, vil denne modtager også modtage personlige data, der er inkluderet i disse data. Disse data vil være tilgængelige på need-to-know-basis inden for Our Company.

Ikke-offentlige data kan tilgås af relevante afdelinger i vores virksomhed, såsom IT, HR, juridisk, IT-sikkerhed, etik og overholdelse, men kun i det omfang, der er nødvendigt for at opfylde deres respektive opgaver. I denne behandling kan dine personoplysninger overføres til et land, der ikke tilbyder et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for persondata. Vores virksomhed har dog taget forholdsregler for at sikre, at dine persondata er tilstrækkeligt beskyttet. Til dette formål gælder bindende selskabsregler i hele den gruppe, som vores virksomhed tilhører.

Adgang til dine personlige data via tredjepart
Følgende typer tredjeparter har adgang til dine personlige data, hvor det er relevant for levering af deres produkter eller tjenester til Vores Selskab: banker, forsikringsselskaber, kreditkortselskaber, IT-leverandører og konsulenter, rejsebureauer, ambassader, finans-, skatte- og juridiske rådgivere, kunder, revisorer, leasingfirmaer, inspektionsmyndigheder, medicinske inspektionsmyndigheder, retsmedicinske specialister, træningscentre, facilitetsservice, leveringstjenester af pakker og breve.

Når tredjepart får adgang til dine persondata, vil vores virksomhed tage de nødvendige kontraktlige, tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at dine personoplysninger kun behandles i det omfang, en sådan behandling er nødvendig til det formål, der er aftalt med vores virksomhed. Tredjeparter vil kun behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Hvis dine personoplysninger overføres til en modtager i et land, der ikke tilbyder et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af persondata, vil vores virksomhed tage forholdsregler for at sikre, at dine personoplysninger er tilstrækkeligt beskyttede, såsom ved at indgå EU-standardkontraktklausuler med disse tredjepart.

I andre tilfælde vil dine personlige oplysninger ikke blive videregivet til tredjepart, undtagen når det kræves ved lov.

5. HVORDAN BESKYTTES DINE PERSONLIGE DATA?

Efter vores mening og baseret på vores risikovurdering har vi taget tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger for at sikre sikkerheden af dine personlige data. I vores vurdering har vi taget højde for risikoen for utilsigtet eller ulovlig ødelæggelse eller utilsigtet tab, skade, ændring, uautoriseret videregivelse eller adgang samt andre former for ulovlig behandling (herunder, men ikke begrænset til, unødvendig indsamling) eller yderligere behandling.

6. HVORDAN KAN DU UDØVE DINE PRIVATLIVSRETTIGHEDER?

Du har ret til at anmode om adgang eller et overblik over dine personlige data, og under visse betingelser til at rette og/eller slette persondata. Derudover kan du også have ret til at begrænse behandlingen af dine personlige data, ret til at gøre indsigelse mod behandlingen samt ret til dataportabilitet.

For at påberåbe dig dine privatlivsrettigheder, kontakt os venligst ved at bruge kontaktoplysningerne nederst i denne privatlivserklæring. Husk, at vi kan bede om yderligere oplysninger for at verificere din identitet.

7. KAN DU TRÆKKE DIT SAMTYKKE TILBAGE?

Medarbejdersamtykke kan generelt ikke bruges som legitim grund til behandling af medarbejderes persondata. Dog kan der under visse specifikke krav, for eksempel hvis gældende lov kræver det, indhentes medarbejdersamtykke. Når det er givet, kan du altid trække dit samtykke tilbage. Husk venligst, at tilbagetrækning ikke har tilbagevirkende kraft, og tilbagetrækning af dit samtykke er kun mulig, hvis du først har givet dit samtykke. Kontakt os venligst for at trække dit samtykke tilbage ved at bruge kontaktoplysningerne nederst i denne privatlivserklæring.

8. HVORDAN INDGIVER MAN EN KLAGE ELLER ANMELDER ET DATABRUD?

Hvis du har en klage over brugen af dine persondata af vores virksomhed, eller hvis du er blevet opmærksom på et databrud fra vores selskab, kan du indgive en klage eller anmelde et databrud via din nærmeste leder eller via kontaktoplysningerne nederst i denne erklæring. Udover at indgive en klage til vores selskab, kan du også indgive en klage til din lokale databeskyttelsestilsynsmyndighed.

9. HVORDAN KAN DU KONTAKTE OS?

Hvis du har spørgsmål om, hvordan vi behandler dine persondata, bedes du læse denne erklæring først. For yderligere spørgsmål, bemærkninger, komplimenter eller klager, kontakt venligst Privacy Officer for Vores Virksomhed på privacy@nutreco.com.